Envoi de messages électroniques de rebond personnalisés pour les employés sans plus avec l'entreprise

Actuellement, nous utilisons une société d'hébergement pour nos services Exchange. Nous envisageons de passer aux applications Google, mais cela se trouve dans un programme pilote à l'heure actuelle.

Notre fournisseur Exchange et Google Apps ont tous les deux la possibilité d'envoyer un e-mail qui a été adressé à des users inconnus à un autre server SMTP.

Je suis à la search de conseils sur la façon dont je pourrais configurer un server SMTP qui me permettrait de configurer ce qui suit:

  1. Permettez-moi d'entrer une list, ou peut-être de créer un count d'user pour tout employé passé. Tous les messages envoyés à l'ancien employé auraient une réponse personnalisée envoyée à l'expéditeur en expliquant que cette personne n'est plus à l'entreprise et qu'elle doit renvoyer son courrier électronique à la personne X qui gère maintenant les employés passés.

  2. Envoyer un message de rebond NDR pour tout autre user qui n'est pas défini dans le système.

Nous sums principalement un magasin Windows, mais je n'ai pas de problème à mettre en place une solution Linux pour gérer cela car ce sera un système de maintenance assez faible. Nous n'avons pas beaucoup d'employés qui vont et viennent 🙂

En outre, si nous passons à Google Apps, je ferais également de ce système un server SMTP sortant pour gérer l'envoi de notre courrier sortant à partir de nos applications Web, car Google limite chaque count user à 2.000 messages par jour.

EDIT: Je devrais expliquer cela un peu plus. À l'heure actuelle, la société que nous utilisons pour l'hébergement Exchange n'émet pas de NDR. Ils prétendent qu'il s'agit d'empêcher les spammeurs d'envoyer des spams à leurs servers à des counts faux avec une adresse de courrier réelle, mais falsifiée, dans le path de return. Ainsi, la livraison du message anti-spam au destinataire prévu par le mécanisme NDR.

En configurant un server SMTP distinct que je contrôlais et qu'ils livreraient tous les messages à ceux qui ne correspondaient pas à un count courant, je peux envoyer des messages NDR à l'expéditeur.

Nous avons eu un problème dans le passé où quelqu'un nous a envoyé un courrier électronique mais avait une erreur de frappe dans l'adresse. Cependant, puisque notre fournisseur n'émet pas le return de NDR, le message a été envoyé, mais nous ne connaissons jamais le message.

Ne serait-il pas plus facile de simplement transmettre le courrier de l'ex-employé à l'employé CURRENT approprié qui est maintenant responsable des tâches de l'ex?

Je pense qu'un répondeur automatique et un forward est tout ce dont vous avez besoin?


METTRE À JOUR:

Votre entreprise d'hébergement n'émet pas de NDR est en fait une «bonne idée». Fondamentalement, ce qu'ils essayent d'empêcher, c'est "rétrodiffusion". Vous findez plus d'informations sur la rétrodiffusion ici:

http://en.wikipedia.org/wiki/Backscatter_(e-mail)

Le principal problème que je vois avec ce que vous essayez de faire (c.-à-d. Mettre en place votre propre server) est que vous pourriez être mieux servi avec un simple répondeur automatique plutôt qu'un tout nouveau server juste pour envoyer des rebonds.

Y a-t-il une raison particulière pour laquelle vous souhaitez "renvoyer" le message plutôt que de simplement dire à l'expéditeur que l'employé n'est plus avec vous?

Le prochain problème est un peu plus difficile … LIRE UN E-mail LEGITIME avec des fautes de frappe qui ne se renvoient pas. Aucun rebond ne signifie pas d'erreur, n'est-ce pas? Malheureusement non. Mais pour contourner le problème, vous voulez vraiment regarder le problème plus près.

VOTRE SERVEUR NE PAS PAS renvoyer le message à l'expéditeur. Le server SENDER devrait être le seul à rebondir.

Par exemple, l'expéditeur envoie un courriel à jon@domain.com au lieu de john@domain.com. Son server se connecte ensuite à votre server. Votre server devrait immédiatement dire "Nous n'avons pas d'user avec le nom de" jon@domain.com "ici. Le server SENDER'S doit gérer le rebond.

Le seul rebondement dont vous devriez vraiment vous préoccuper est de rebondir sur vos propres users.

S'il vous plaît, notez que j'ai généralisé ceci beaucoup, alors avant que je ne reçoive une tonne de réponses des personnes qui choisissent des trous, prenez cela en considération.

Vous findez plus d'informations sur le rebond, le spam, la rétrodiffusion, etc.:

http://fr.wikipedia.org/wiki/Bounce_message

Le courrier électronique et le spam sont un monde tordu. Il n'y a pas de solution à 100% en ce moment.

J'ai appris sur la rétrodiffusion la manière la plus difficile lorsque le client de messagerie du client de ma mine a fini sur plusieurs lists noires. Il semble que le server était utilisé pour rétrodifier le spam partout et le server de messagerie (mal configuré) envoyait des milliers de rebondissements.

Le correctif immédiat (et le seul moyen de sortir des lists maudites) était simplement de laisser tomber les courriels en silence et de ne rien faire.

Plus tard, le server a été configuré pour rebondir uniquement sur les destinataires locaux.

Pour des raisons de simplicité, les e-mails en rebut sont fondamentalement simplement une forme spécialisée de répondeur automatique. Dans votre situation, je pense que vous pourriez facilement sortir avec la mise en place d'un simple répondeur automatique pour vos ex-employés, puis transmettre le courrier électronique (ou non) en fonction du contenu de votre réponse automatique.

J'espère que ça aide.

Je ne sais pas pourquoi vous souhaitez utiliser un deuxième server SMTP, mais en utilisant Exchange et AD, je ferais ce qui suit:

  1. Configurez un seul count AD pour 'Ex Employees'
  2. Mail autorise ce count et transfère toutes les adresses électroniques requirejses
  3. Connectez-vous à Outlook Web Access pour ce count et définissez un répondeur automatique sur tous les courriers
  4. Également dans Outlook Web Access, configurez les règles de transfert spécifiques vers le nouvel employé

Travail terminé.

Ou, sautez complètement le répondeur automatique et ajoutez simplement l'adresse courriel des anciens employés à la list des nouvelles adresses des employés dans sa boîte aux lettres.

Pour les fausses adresses de courrier électronique, n'envoyez pas de NDR, il suffit de rejeter le courrier avec une réponse SMTP 5xx . Sinon, vous finirez par être une source de spam de rétrodiffusion.

Pour le répondeur automatique, qu'est-ce que Moo a dit.

J'ai réellement essayé exactement ce que vous avez décrit, et je le conseillerais fortement. Lorsque j'ai configuré la méthode que vous avez décrite, nous avons été inondés d'appels d'users confus qui ne pouvaient pas savoir où envoyer leurs emails. Les consommateurs ont tendance à ne pas lire, et encore less à réfléchir .

Ce qui a fonctionné pour notre entreprise était de transmettre les courriels à leur rlocation (ou le fac-similé le plus proche), et d'utiliser des règles pour coder les codes de courriels afin qu'une réponse personnalisée puisse être adaptée.

Cette approche a donné lieu à une transition beaucoup plus étouffante pour notre bureau.